Informativa sul trattamento dei dati personali

Questa pagina spiega quali dati personali raccoglie Servizi don Bosco San Donà, il portale dei servizi interni della scuola, perché li raccoglie e quali diritti hai. È redatta ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018.

Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026.

1. Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è la Fondazione FP INE - is - SFP Don Bosco, con sede in via XIII Martiri 86, 30027 San Donà di Piave (VE), C.F. 80015710306 — P.IVA 01845730306, contattabile all'indirizzo privacy@donboscosandona.it.

Il Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) è l'Avv. Marco Bernabè, via dei Salesiani 15, 30174 Venezia-Mestre, raggiungibile all'indirizzo dpo.fp@salesianinordest.it o al numero +39 392 154 9739: è la persona a cui rivolgersi per qualsiasi questione riguardante i tuoi dati.

2. A chi si rivolge il portale

Servizi don Bosco San Donà è accessibile solo con un account Google del dominio scolastico @donboscosandona.it. Vi accedono i dipendenti della scuola — docenti, insegnanti di sostegno, personale di segreteria, direzione e amministrazione — i salesiani, chi lavora al bar e gli allievi. Non è aperto al pubblico e non prevede registrazioni esterne.

Fanno eccezione alcune pagine che si aprono senza accedere. Il modulo di consegna dell'iPad per l'iscrizione ad Apple School Manager: la scuola ne manda il collegamento alle famiglie. Le pagine dei turni: chi gestisce un servizio — il bar dell'oratorio, l'accoglienza di una festa — ne condivide il collegamento con chi deve coprirli, che vi scrive il proprio nome nei turni liberi. E le pagine degli eventi per le famiglie — Scuola Aperta, i laboratori — con il modulo per iscriversi. Chi le usa non ottiene un account e non vede nient'altro del portale.

Ciascuno vede soltanto la parte che lo riguarda: i recuperi ore, il calendario di mensa e rientri e il rimborso viaggi sono dei dipendenti, il listino è di chi sta al bar, la prenotazione dei panini è per tutti.

Una parte degli utenti è minorenne. In questo caso l'informativa è rivolta anche a chi esercita la responsabilità genitoriale, che può esercitare i diritti descritti al punto 8 per conto dell'allievo.

3. Quali dati trattiamo

Dati dell'account: nome e cognome, indirizzo email scolastico, identificativo Google e immagine del profilo, ricevuti da Google al primo accesso; il ruolo assegnato nel portale e la data dell'ultimo accesso.
Dati di lavoro dei dipendenti: l'orario settimanale contrattuale (che distingue chi è a tempo pieno da chi è part time) e le richieste di recupero ore — giorno, durata, categoria, descrizione dell'attività svolta e stato della richiesta, con il verdetto della direzione o dell'amministrazione.
Rientri pomeridiani e pasti in mensa dei dipendenti: i giorni della settimana in cui, secondo le abitudini concordate, il dipendente rientra il pomeriggio o pranza in mensa, con la data da cui valgono — quando cambiano, quelle precedenti restano registrate, così i mesi già chiusi non cambiano — e le eventuali variazioni giorno per giorno, da cui si ricavano i totali mensili. Sono dichiarazioni del dipendente, non rilevazioni automatiche: il calendario propone quel che è concordato e ciascuno corregge quel che è andato diversamente. Il portale non registra orari di entrata e di uscita e non è uno strumento di controllo a distanza dell'attività lavorativa.
Rimborso viaggi dei dipendenti: per ogni giorno, la località raggiunta per lavoro, il motivo, i chilometri percorsi e le altre spese sostenute con il loro motivo e importo, da cui si ricava il modulo mensile di rimborso. Li scrive, li vede e ne stampa il modulo soltanto il dipendente stesso, che poi lo firma e lo consegna con i giustificativi.
Prenotazioni al bar: i prodotti prenotati con la quantità e il prezzo del momento, il turno di ritiro, il giorno e l'eventuale segno di avvenuto ritiro. Finché la prenotazione non è confermata il carrello resta nella sessione del browser e non viene registrato. Se quanto prenotato non viene ritirato, resta registrata la data del blocco delle prenotazioni e ne viene data notizia per email all'interessato e al reparto IT, che è chi può toglierlo.
Controllo delle firme sul registro: nome e cognome del docente e le ore di lezione che sul Registro on Line della Regione risultano prive di firma, con classe e orario. Questi dati non arrivano dal portale: la segreteria incolla quanto ha estratto dal Registro, il portale confronta le due schermate e segnala le ore scoperte. Restano nella sessione del browser per la giornata in corso e per non più di poche ore, non vengono registrati in archivio e spariscono all'invio degli avvisi. Il controllo riguarda l'adempimento formale della firma, non le modalità di svolgimento della prestazione: non misura orari di presenza e non produce classifiche o storici.
Formazione dei dipendenti: i corsi istituzionali organizzati dalla scuola e le occasioni formative personali che ciascun dipendente carica da sé — anno formativo, ambito, titolo, descrizione, ente erogatore, luogo, date, durata in ore, ore effettivamente partecipate e, se caricato, il file dell'attestato. Le occasioni personali restano modificabili dal dipendente finché Qualità non le approva; da quel momento restano in sola lettura. Gli attestati sono conservati sul server in area privata, accessibili solo al dipendente interessato e a chi gestisce la formazione.
Comandi degli impianti: chi è autorizzato a comandare luci, riscaldamento e altri impianti della scuola dal portale, e per ogni accensione, spegnimento o impulso il nome di chi l'ha dato, l'impianto, la data e l'ora e l'esito. Il registro lo consulta solo il reparto IT, per sapere chi ha lasciato acceso che cosa e per ricostruire un guasto; non serve a misurare l'attività di nessuno, e per questo si tiene soltanto 21 giorni.
Consegna degli iPad degli allievi: cognome e nome dell'allievo, l'email della famiglia a cui scrivere, il fornitore da cui l'iPad è stato acquistato e il nome utente scolastico che gli viene assegnato, che con la password iniziale viene comunicato alla famiglia per email. Se l'iPad è stato comprato presso un rivenditore convenzionato, la data e il numero del documento d'acquisto; per Unieuro anche il numero di serie, il codice articolo, la foto del retro della scatola e la foto dello scontrino, che può contenere altri dati dell'acquisto, come l'importo. Se è stato comprato altrove e viene portato a scuola, modello e numero di serie, se è nuovo o se ne sono stati tolti «Trova il mio iPad» e il codice, e l'appuntamento scelto per la consegna. Le foto sono conservate sul server in area privata e le vede solo il reparto IT.
Turni: per ciascun turno il giorno, l'orario, il nome del turno e i nomi scritti nelle sue caselle, da chi si segna o da chi gestisce il calendario. È il nome come lo si scrive, senza cognome obbligatorio né altri dati: si consiglia di non aggiungere nient'altro. I nomi sono visibili a chiunque abbia il collegamento della pagina, cioè a chi si segna in quel servizio; chi gestisce il calendario riceve, se lo ha chiesto, un'email a ogni nuova iscrizione.
Iscrizioni agli eventi per le famiglie (Scuola Aperta, laboratori e simili): cognome, nome ed email di chi si iscrive — a seconda dell'evento, dell'allievo o del genitore — e la fascia oraria scelta. Per alcuni eventi anche il comune di residenza, come si è conosciuta la scuola, cognome, nome e telefono del genitore accompagnatore e i due settori di interesse. Si registrano inoltre il momento del consenso e, il giorno dell'evento, se la persona è venuta. All'indirizzo indicato arrivano la conferma con il riepilogo e, il giorno prima, un promemoria; entrambi contengono il collegamento per annullare l'iscrizione. Le risposte sono usate anche in forma aggregata, per sapere da dove vengono le famiglie e quali settori interessano: le statistiche non contengono nomi.
Dati tecnici: quelli inevitabilmente trattati dal server web e dai log applicativi per far funzionare il servizio e garantirne la sicurezza (indirizzo IP, data e ora della richiesta, tipo di browser, errori).

Il portale non richiede né deve contenere categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): niente dati sanitari, religiosi o giudiziari. La descrizione di un recupero è testo scritto dal dipendente: si raccomanda di indicarvi l'attività svolta e non informazioni personali non necessarie, proprie o di altri.

4. Perché li trattiamo e con quale base giuridica

Finalità	Base giuridica
Consentire l'accesso e riconoscere l'utente	Esecuzione del servizio richiesto dall'interessato (art. 6.1.b GDPR)
Registrare le richieste di recupero ore, valutarle e tenere il conto delle ore riconosciute	Esecuzione del contratto di lavoro e gestione del rapporto (art. 6.1.b GDPR), insieme agli obblighi in materia di orario di lavoro cui è soggetto il titolare (art. 6.1.c GDPR)
Sapere quanti pasti preparare e tenere il conto dei rientri pomeridiani e dei pasti in mensa di ciascun dipendente	Esecuzione del contratto di lavoro e organizzazione del servizio (art. 6.1.b GDPR)
Preparare il modulo mensile di rimborso delle spese di viaggio sostenute per lavoro	Esecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b GDPR)
Raccogliere le prenotazioni del bar e prepararle a nome di chi le ha fatte	Esecuzione del servizio richiesto dall'interessato (art. 6.1.b GDPR)
Evitare lo spreco di cibo preparato e non ritirato, sospendendo le prenotazioni di chi non passa a ritirarle finché non chiede di essere sbloccato	Legittimo interesse del titolare a non sprecare cibo e risorse (art. 6.1.f GDPR)
Ricordare al docente, entro la giornata, le ore che sul registro regionale risultano ancora da firmare, perché la firma non è più apponibile il giorno successivo	Obbligo legale di tenuta del registro delle attività formative finanziate e legittimo interesse del titolare alla regolarità della documentazione (artt. 6.1.c e 6.1.f GDPR)
Tenere il registro della formazione dei dipendenti, raccogliere le occasioni personali e consentirne l'approvazione da parte di Qualità	Esecuzione del contratto di lavoro e obblighi in materia di formazione del personale (artt. 6.1.b e 6.1.c GDPR)
Consentire a chi è autorizzato di comandare gli impianti della scuola e tenere traccia dei comandi dati	Legittimo interesse del titolare alla sicurezza degli edifici e al buon uso degli impianti (art. 6.1.f GDPR)
Iscrivere l'iPad dell'allievo ad Apple School Manager, configurarlo per l'uso a scuola, verificarne la provenienza dai fornitori indicati e avvisare la famiglia quando è pronto	Esecuzione del contratto di formazione e consenso della famiglia, espresso nel modulo (artt. 6.1.b e 6.1.a GDPR)
Organizzare i turni di un servizio e farli sapere a chi lo coordina	Esecuzione del servizio richiesto dall'interessato, che si segna da sé (art. 6.1.b GDPR)
Iscrivere a un evento della scuola chi lo chiede, organizzarne le fasce orarie, confermare l'iscrizione e ricordarla il giorno prima; con il modulo di raccolta dati, conoscere la provenienza e gli interessi delle famiglie per orientare le attività della scuola	Esecuzione del servizio richiesto dall'interessato e consenso, espresso nel modulo (artt. 6.1.b e 6.1.a GDPR)
Garantire la sicurezza del servizio e prevenirne l'uso improprio	Legittimo interesse del titolare a mantenere il servizio sicuro (art. 6.1.f GDPR)

Il conferimento dei dati indicati è necessario per usare il portale: senza di essi non è tecnicamente possibile erogare il servizio. La prenotazione al bar è invece libera: si può semplicemente non usarla.

5. Cookie e tecnologie simili

Servizi don Bosco San Donà usa soltanto cookie tecnici e memorie locali strettamente necessarie al funzionamento. Non usa cookie di profilazione, non ospita pubblicità e non impiega strumenti di analisi statistica di terze parti (nessun Google Analytics o simili).

Nome	Tipo	A cosa serve	Durata
`servizi-don-bosco-san-dona-session`	Cookie tecnico	Mantiene la sessione di accesso e, prima della conferma, il carrello della prenotazione: senza, occorrerebbe autenticarsi a ogni pagina	120 minuti di inattività
`XSRF-TOKEN`	Cookie tecnico di sicurezza	Protegge dagli attacchi di tipo cross-site request forgery	Durata della sessione
Preferenze di visualizzazione	Memoria locale del browser (`localStorage`)	Ricorda scelte come il tema chiaro o scuro e lo stato della barra laterale nell'area riservata, il nome scritto l'ultima volta nella pagina dei turni, per non doverlo riscrivere, e il fatto che questo avviso è già stato letto	Finché non si svuotano i dati del browser

Per i cookie tecnici la normativa (art. 122 del Codice privacy, in attuazione della direttiva ePrivacy) non richiede il consenso preventivo: richiede però che l'utente ne sia informato, ed è la ragione di questa sezione e dell'avviso mostrato al primo accesso. Se in futuro venissero introdotti strumenti di misurazione o di terze parti, comparirebbe un banner con scelta esplicita e questa pagina verrebbe aggiornata prima dell'attivazione.

6. A chi comunichiamo i dati

I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità proprie. Sono trattati da:

Personale autorizzato della scuola: la direzione e l'amministrazione vedono le richieste di recupero di tutti i dipendenti e le approvano; la direzione vede il riepilogo mensile dei rientri pomeridiani e dei pasti in mensa, che può esportare in un foglio di calcolo per la segreteria del personale; chi lavora al bar vede le prenotazioni della giornata con il nome di chi le ha fatte; chi ha il ruolo Qualità vede la formazione di tutti i dipendenti, approva le occasioni personali e riceve un'email quando ne viene caricata una nuova (con eventuale copia a una casella configurata in amministrazione), e riceve il riepilogo quotidiano delle ore che sul registro risultano ancora da firmare; gli amministratori del portale accedono alla gestione degli utenti e vi impostano le abitudini concordate di rientro e mensa; il reparto IT, e nessun altro, vede le consegne degli iPad con le foto della prova d'acquisto e scrive alla famiglia quando l'iPad è pronto; la segreteria, la direzione, chi ha il ruolo Qualità e il reparto IT vedono gli iscritti agli eventi e i dati raccolti, li correggono e ne stampano l'elenco o ne scaricano un foglio di calcolo. Ogni ruolo vede solo ciò che gli serve.
Fornitore dell'infrastruttura: l'applicazione e la banca dati risiedono su un server dedicato presso OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francia), che opera come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. I dati restano quindi all'interno dell'Unione europea. Il server è amministrato direttamente dal personale della scuola: nessun altro soggetto vi accede per la manutenzione.
Google Ireland Ltd., per l'autenticazione tramite account scolastico (Google Workspace for Education). Il portale non invia a Google nessun altro dato: né i recuperi né le prenotazioni.

L'ultimo giorno di ogni mese il portale invia un solo messaggio di posta alla segreteria del personale, per ricordare che il calendario di mensa e rientri sta per chiudersi: è un promemoria di servizio e non contiene i dati di nessun dipendente.

I caratteri tipografici sono ospitati sul nostro stesso server, sia sulle pagine pubbliche sia nell'area riservata: aprendo il portale il browser non contatta nessun servizio esterno. Anche il controllo che impedisce ai programmi automatici di riempire il modulo degli eventi (ALTCHA) è svolto dal nostro server: il browser risolve un piccolo calcolo, senza immagini da riconoscere, senza cookie e senza che nessun dato esca dal portale. La posizione di un evento non è una mappa incorporata ma un collegamento: si apre Google Maps solo se lo si tocca, e da quel momento vale l'informativa di Google.

L'infrastruttura è in Francia e non comporta trasferimenti fuori dall'Unione europea. I servizi Google possono invece comportare un trasferimento verso gli Stati Uniti: avviene sulla base della decisione di adeguatezza EU-U.S. Data Privacy Framework e delle clausole contrattuali tipo richiamate nei Data Processing Terms di Google Workspace.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Account e ruolo: per tutta la durata del rapporto con la scuola.
Richieste di recupero ore e ore riconosciute: l'anno formativo in corso.
Rientri pomeridiani e pasti in mensa, comprese le abitudini concordate e le loro variazioni nel tempo: l'anno formativo in corso. I fogli di calcolo esportati dalla direzione escono dal portale e seguono da quel momento le regole di conservazione dei documenti del personale.
Rimborso viaggi: l'anno formativo in corso. Il modulo stampato e consegnato segue da quel momento le regole di conservazione dei documenti del personale.
Prenotazioni del bar: l'anno formativo in corso.
Consegne degli iPad, foto della prova d'acquisto comprese: l'anno formativo in corso. Le ricevute stampate e firmate seguono le regole di conservazione dei documenti della scuola.
Formazione dei dipendenti (corsi, partecipazioni, attestati): l'anno formativo in corso.
Turni e nomi segnati: l'anno formativo in corso. Eliminando un calendario se ne cancellano subito tutti i turni e i nomi.
Iscrizioni agli eventi per le famiglie e dati raccolti: l'anno formativo in corso. Annullando l'iscrizione dal collegamento della mail, o eliminando l'evento, i dati si cancellano subito; gli elenchi stampati e i fogli di calcolo scaricati seguono le regole di conservazione dei documenti della scuola.
Controllo delle firme sul registro: non vengono conservati. Restano nella sessione del browser per la giornata in corso, al massimo poche ore, e si cancellano da soli; di quanto segnalato resta soltanto l'email inviata al docente e il riepilogo a chi ha il ruolo Qualità, che seguono le regole di conservazione della posta della scuola.
Registro dei comandi degli impianti: 21 giorni, poi ogni riga si cancella da sola durante la notte. È il tempo che serve a ricostruire un guasto o a capire chi ha lasciato acceso qualcosa, e non di più: tenerlo più a lungo direbbe, di chi lavora qui, a che ora era a scuola. I permessi su ambienti e impianti restano finché il reparto IT non li toglie.
Log tecnici del server: 12 mesi, coerentemente con quanto già previsto dal titolare per i dati di navigazione.

L'anno formativo comincia a settembre: con l'inizio di quello nuovo i dati dell'anno precedente vengono cancellati.

Al termine dei periodi indicati i dati vengono cancellati o resi anonimi.

8. I tuoi diritti

In qualunque momento puoi chiedere al titolare:

accesso ai tuoi dati e copia di essi (art. 15);
rettifica dei dati inesatti (art. 16);
cancellazione dei dati, nei casi previsti (art. 17);
limitazione del trattamento (art. 18);
portabilità dei dati che ci hai fornito, in formato leggibile da un computer (art. 20);
opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21).

Le richieste si inviano a privacy@donboscosandona.it, con copia al DPO se preferisci, e ricevono risposta entro un mese. Se ritieni che il trattamento violi il Regolamento puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garanteprivacy.it) o ricorrere all'autorità giudiziaria.

9. Decisioni automatizzate

Il portale calcola automaticamente le ore riconosciute applicando il moltiplicatore della categoria e verifica che il monte ore di flessibilità non venga superato; allo stesso modo compila il calendario di mensa e rientri con le abitudini concordate, che restano correggibili dal dipendente finché il mese non si chiude. Si tratta di conti, non di giudizi: l'approvazione di un recupero resta della direzione e dell'amministrazione, l'approvazione di un'occasione formativa personale resta di Qualità, e non viene presa alcuna decisione automatizzata che produca effetti giuridici o incida in modo analogamente significativo sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR.

10. Sicurezza

L'accesso avviene esclusivamente tramite account scolastico su connessione cifrata (HTTPS). I permessi sono differenziati per ruolo. Le password non vengono trattate dal portale, perché l'autenticazione è delegata a Google: nella banca dati non ne esiste nessuna.

11. Modifiche a questa informativa

Se le finalità o gli strumenti dovessero cambiare, questa pagina verrà aggiornata e la data in alto ne indicherà la versione corrente. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli interessati attraverso i canali della scuola.